Zásady zpracování osobních údajů

Tyto Zásady neposkytují komplexní obraz o zpracování osobních údajů společnostmi Skupiny, nýbrž slouží k naplnění základní informační povinnosti Správce vůči subjektům údajů o možnostech, podmínkách a způsobu zpracování jejich osobních údajů. Adresátem těchto Zásad jsou zejména stávající či potenciální obchodní partneři a jejich zástupci, uchazeči o zaměstnání, návštěvníci (uživatelé) webových stránek jednotlivých společností atd. Zaměstnanci jsou informováni o zpracování jejich osobních údajů prostřednictvím interního dokumentu.

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem Vašich osobních údajů je společnost ELTODO, a.s., Novodvorská 1010/14, 142 00 Praha 4, IČO 45274517.

Jaké osobní údaje zpracováváme a proč?

V rámci své činnosti můžeme zpracovávat osobní údaje získané přímo od subjektu údajů, případně z veřejných zdrojů. Níže uvedený výčet není konečný, ale spíše demonstrativní, tj. v případě, že to bude nezbytné pro naplnění konkrétního účelu zpracování a budeme mít k takovému zpracování relevantní právní titul, můžeme zpracovávat i jiné, než zde uvedené osobní údaje.

1) Identifikační a kontaktní údaje:

• jméno a příjmení
• akademický titul
• název obchodní firmy
• IČO, DIČ (může být ve formě rodného čísla)
• adresa trvalého pobytu, sídla nebo místa podnikání
• fakturační adresa
• identifikační údaje zástupce klienta nebo kontaktní osoby, kterou klient určí
• bankovní spojení
• podpis
• kontaktní telefonní číslo
• kontaktní e-mail

2) Další údaje o obchodních partnerech (fyzických osobách)

• předmět činnosti
• údaje o vzdělání a kvalifikaci, reference apod.
• platební morálka, informace o předchozích obchodních transakcích

3) Další údaje o uchazečích o zaměstnání

• údaje o vzdělání a kvalifikaci
• údaje o průběhu minulých zaměstnání
• výpis z Rejstříku trestů (u vybraných pozic)
• výsledek vstupní pracovně-lékařské prohlídky
• další údaje, které o sobě subjekt údajů (uchazeč) dobrovolně sdělí

4) Záznamy bezpečnostních kamer

Vstupy a recepce, případně další vnitřní prostory provozoven Správce mohou být monitorovány bezpečnostním kamerovým systémem, tvořícím záznam, a to z důvodu oprávněného zájmu Správce na ochraně svého majetku, na ochraně svých právních zájmů a na možnosti adekvátně reagovat na případné bezpečnostní incidenty.

Zpracování obrazových záznamů o podobě, chování a jednání osob vstupujících do objektů Správce je realizováno tak, aby nedocházelo k nadměrnému zásahu do jejich soukromí. Záznamy jsou automaticky ukládány do datového úložiště a je s nimi dále nakládáno výhradně v případě bezpečnostního incidentu. V opačném případě jsou nejpozději po 7 dnech automaticky vymazány, resp. přehrány dalším záznamem. Informace o zpracování včetně piktogramu kamery jsou umístěny u všech vchodů do monitorovaných objektů Správce.

5) Cookies a další obdobné technologie

Webové stránky společností Skupiny používají prostředky sloužící k optimalizaci jejich využití, mezi které patří tzv. cookies, tags a obdobné technologie, které umožňují poskytnout uživatelům webových stránek informace přizpůsobené jejich potřebám (např. možnosti uložení hesla pro další návštěvu stránky, výběru jazyka, způsobu vyhledávání atp.). Soubory cookies napomáhají poskytovat, chránit a vylepšovat webové stránky a související služby (aplikace). Pokud tedy bude uživatel výše uvedené webové stránky používat i nadále, vyjadřuje tím svůj souhlas s užitím cookies. S užitím cookies a obdobných technologií uživatel nemusí souhlasit, v takovém případě však musí provést příslušné nastavení svého zařízení (PC, mobilního telefonu atp.) tak, aby použití cookies a souvisejících technologií deaktivoval.

Zároveň můžeme uchovávat údaje o naší vzájemné komunikaci. Rozsah zpracovávaných osobních údajů závisí na konkrétním účelu, pro který jsou údaje zpracovávány. Vždy platí, že zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou pro daný účel nezbytné. Osobní údaje zpracováváme:

1)  z důvodu plnění právní povinnosti, tj. vždy, kdy to nařizuje či předpokládá platná a účinná legislativa,

2) z důvodu plnění smlouvy, kde jednou ze smluvních stran je subjekt údajů, včetně úkonů směřujících k uzavření takové smlouvy (typicky osobní údaje uchazeče o zaměstnání nebo obchodního partnera – fyzické osoby),

3) z důvodu našeho oprávněného zájmu (typicky obchodní činnost, poskytování služeb, ochrana našich právních zájmů atd.),

4) na základě Vašeho informovaného a svobodného souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů. V takovém případě máte možnost kdykoli vzít svůj souhlas zpět.

Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?

Vaše údaje budeme zpracovávat po dobu trvání daného účelu zpracování, a dále po dobu, kterou vyžadují příslušné právní předpisy (archivační doba) nebo po kterou trvá náš oprávněný zájem na ochraně našich práv v případě reklamací či možných sporů, tedy po dobu běhu příslušných reklamačních, záručních a promlčecích lhůt. Pro bližší informace nás neváhejte kontaktovat.

Zabezpečení osobních údajů

Bezpečnost osobních údajů je pro nás na prvním místě, proto máme přijata vhodná organizační i technická opatření k jejich ochraně. Základem je, že všichni naši zaměstnanci zpracovávající osobní údaje jsou vázáni mlčenlivostí a jsou pravidelně školeni na problematiku bezpečnosti informací a osobních údajů. Osobní údaje ukládáme do zabezpečených úložišť, k nimž striktně řídíme přístupová oprávnění, a to jak na úrovni fyzické, tak logické bezpečnosti a vybíráme si pro spolupráci pouze partnery se stejným přístupem.

Osobní údaje poskytujeme či zpřístupňujeme pouze oprávněným příjemcům, a to z důvodu plnění právní povinnosti či z důvodu našeho oprávněného zájmu. Pokud ke zpracování využíváme zpracovatele, pečlivě si je vybíráme a máme s nimi uzavřenou zpracovatelskou smlouvu. S ohledem na strukturu Skupiny je možné, že Vaše osobní údaje budou předávány mezi společnostmi uvnitř Skupiny, a to zejména z důvodu vnitřních administrativních potřeb a účelnosti zpracování a ochrany osobních údajů.

Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí ani mezinárodním organizacím.

Jaká máte práva?

V souladu s Nařízením máte následující práva:

• pokud je některé ze zpracování realizováno na základě Vašeho souhlasu, můžete tento souhlas kdykoliv odvolat, a to na níže uvedených kontaktech;
• právo na přístup k vašim osobním údajům, za účelem zjištění, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme;
• právo na opravu nepřesných údajů;
• právo na výmaz osobních údajů, tam kde je to oprávněné a možné;
• právo na omezení zpracování vašich osobních údajů v případech předpokládaných Nařízením;
• právo na přenositelnost údajů tam, kde je právním základem pro zpracování souhlas nebo plnění smlouvy a údaje jsou zpracovávány automatizovaně;
• právo vznést námitku v situaci, kde zákonným důvodem pro zpracování je náš oprávněný zájem. V takovém případě přestaneme zpracovávat vaše údaje pro daný účel, ledaže budeme mít závažné oprávněné důvody pro zpracování nebo pro vznik, výkon nebo ochranu svých legitimních nároků.
• pokud si myslíte, že dochází k neoprávněnému zpracování Vašich osobních údajů, můžete se obrátit se stížností na dozorový orgán, kterým je pro území České republiky Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.cz).

Jak nás můžete kontaktovat?

Jakékoliv Vaše dotazy, připomínky či žádosti směřujte na emailovou adresu gdpr@eltodo.cz, případně písemně na adresu ELTODO, a.s., Novodvorská 1010/14, 14200 Praha 4, k rukám pověřence pro ochranu osobních údajů Mgr. Víta Dernera.